Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

der Velvet Mind GmbH

  1. Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten ausschließlich für Unternehmer (§ 14 BGB) über Beratungs-, Entwicklungs-, Implementierungs- und sonstige Dienstleistungen im Bereich SAP zwischen Velvet Mind GmbH, Hamburg („Auftragnehmer") und ihren Kunden („Auftraggeber"). 

(2) Sie gelten für alle Angebote, Verträge, Projektleistungen sowie für die Nutzung der Website des Auftragnehmers. 

(3) Abweichende oder entgegenstehende Bedingungen des Auftraggebers finden keine Anwendung, es sei denn, sie wurden ausdrücklich schriftlich akzeptiert. 

(4) Internationale Kunden: Soweit gesetzlich zulässig, gilt deutsches Recht; UN-Kaufrecht ausgeschlossen. Gerichtsstand ist Hamburg; internationale Schiedsvereinbarung kann vereinbart werden. 

(5) Diese AGB werden in deutscher und englischer Sprache bereitgestellt.
Im Falle von Abweichungen, Auslegungsfragen oder Widersprüchen ist ausschließlich die deutsche Fassung maßgeblich. 

 

  1. Leistungsgegenstand und Leistungsumfang

(1) Der Auftragnehmer erbringt insbesondere Leistungen in den Bereichen: 

  • SAP-Beratung 
  • SAP-Entwicklung 
  • Implementierung, Customizing, Schulung und Support 

(2) Art, Umfang und Inhalt der Leistungen ergeben sich aus dem jeweiligen Angebot, Projektvertrag oder einer Leistungsbeschreibung. 

(3) Nicht geschuldet sind insbesondere: 

  • die Beschaffung von Hardware, Standard- oder Drittsoftware, 
  • Lizenzkosten Dritter, 
  • Leistungen, die nicht ausdrücklich vereinbart wurden. 

(4) Der Auftragnehmer ist berechtigt, Subunternehmer einzusetzen. 

 

  1. Vertragsart

(1) Sämtliche Leistungen des Auftragnehmers werden grundsätzlich als Dienstvertrag (§§ 611 ff. BGB) erbracht. 

(2) Werkvertragliche Leistungen erfolgen nur, wenn dies ausdrücklich und schriftlich vereinbart wurde. 

(3) Der Auftragnehmer schuldet keinen bestimmten wirtschaftlichen oder technischen Erfolg; Schätzungen von Aufwand, Terminen oder Kosten sind unverbindlich. 

(4) Projekt-, Zeit- oder Aufwandsschätzungen stellen keine Garantien oder Beschaffenheitszusagen dar. 

 

  1. Vertragsschluss

(1) Angebote sind freibleibend und unverbindlich, sofern sie nicht ausdrücklich als verbindlich gekennzeichnet sind. 

(2) Ein Vertrag kommt zustande durch: 

  • Schriftliche Auftragsbestätigung 
  • Unterzeichnung des Angebots 
  • Beginn der Leistungserbringung 

 

  1. Vergütung und Zahlungsbedingungen

(1) Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. 

(2) Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug zur Zahlung fällig. 

(3) Bei Zahlungsverzug ist der Auftragnehmer berechtigt, Verzugszinsen gemäß § 288 BGB zu verlangen. 

(4) Der Auftragnehmer kann Leistungen bis zum vollständigen Zahlungsausgleich aussetzen. 

 

  1. Mitwirkungspflichten des Auftraggebers

(1) Der Auftraggeber stellt alle zur Leistungserbringung erforderlichen Informationen, Daten, Systeme, Zugänge und Ansprechpartner rechtzeitig zur Verfügung. 

(2) Verzögerungen oder Mehraufwände aufgrund fehlender oder verspäteter Mitwirkung gehen nicht zulasten des Auftragnehmers. 

(3) Der Auftraggeber stellt sicher, dass bereitgestellte Inhalte und Systeme keine Rechte Dritter verletzen. 

 

  1. Termine und Verzögerungen

(1) Termine und Fristen sind nur verbindlich, wenn sie ausdrücklich schriftlich vereinbart wurden. 

(2) Verzögerungen aufgrund höherer Gewalt oder fehlender Mitwirkung des Auftraggebers verlängern vereinbarte Fristen entsprechend. 

 

  1. Abnahme

(1) Eine Abnahme erfolgt nur, wenn sie ausdrücklich schriftlich vereinbart wurde. 

(2) Soweit vereinbart, gilt die Leistung als abgenommen, wenn: 

  • der Auftraggeber die Abnahme erklärt, 
  • die Leistung produktiv genutzt wird, oder 
  • innerhalb von 14 Kalendertagen nach Bereitstellung keine wesentlichen Mängel schriftlich gerügt werden. 

(3) Unerhebliche Mängel berechtigen nicht zur Verweigerung der Abnahme. 

 

  1. Leistungsänderungen (ChangeRequests)

(1) Änderungs- oder Erweiterungswünsche bedürfen der schriftlichen Vereinbarung. 

(2) Der Auftragnehmer zeigt Auswirkungen auf Aufwand, Vergütung und Termine an. 

(3) Bis zur Einigung bleibt der ursprüngliche Leistungsumfang maßgeblich. 

 

  1. Urheber- und Nutzungsrechte

(1) Alle Arbeitsergebnisse unterliegen dem Urheberrecht des Auftragnehmers. 

(2) Der Auftraggeber erhält nach vollständiger Zahlung ein einfaches, zeitlich und räumlich unbeschränktes Nutzungsrecht für den vertraglich vorgesehenen Zweck. 

(3) Eine Weitergabe oder Bearbeitung über diesen Zweck hinaus bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung. 

(4) Eine Herausgabe von Quellcode erfolgt nur, wenn dies ausdrücklich vereinbart wurde. 

 

  1. Free and Open Source Software

(1) Der Auftragnehmer ist berechtigt, Open-Source-Software einzusetzen. 

(2) Es gelten ausschließlich die jeweiligen Lizenzbedingungen der Rechteinhaber. 

(3) Für Eigenschaften oder Weiterentwicklungen dieser Komponenten wird keine Gewähr übernommen. 

 

  1. Einsatz von Künstlicher Intelligenz

(1) Der Auftragnehmer ist berechtigt, KI-gestützte Werkzeuge einzusetzen. 

(2) Eine bestimmte Funktionsweise, Fehlerfreiheit oder Rechtsverbindlichkeit wird nicht geschuldet, sofern nicht ausdrücklich vereinbart. 

(3) Eine menschliche Prüfung bleibt verpflichtend. 

(4) Kundendaten werden nur mit vorheriger Vereinbarung verwendet. 

  1. Cloud-Leistungen und Drittanbieter 

(1) Leistungen können ganz oder teilweise über Cloud- oder Drittanbieter erbracht werden. 

(2) Eine bestimmte Verfügbarkeit wird nur geschuldet, wenn eine separate SLA vereinbart wurde. 

(3) Der Auftragnehmer haftet nicht für Störungen außerhalb seines Einflussbereichs. 

 

  1. Referenznennung

(1) Der Auftragnehmer ist berechtigt, den Auftraggeber nur nach schriftlicher Zustimmung als Referenz zu nennen. 

(2) Name und Logo dürfen nur mit Einwilligung verwendet werden. 

 

  1. Haftung

(1) Unbeschränkt bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit sowie Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit. 

(2) Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Auftragnehmer nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten und begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. 

(3) Haftung für entgangenen Gewinn, mittelbare Schäden und Folgeschäden ist ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig. 

 

  1. Verjährung

(1) Ansprüche verjähren 24 Monate ab Leistungserbringung, soweit gesetzlich zulässig. 

(2) Dies gilt nicht bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit oder Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit. 

 

  1. Datenschutz

(1) Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß DSGVO und geltendem nationalem Recht. 

(2) Ein gesonderter Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV / DPA) wird abgeschlossen, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden. 

(3) Weitere Informationen ergeben sich aus der Datenschutzerklärung des Auftragnehmers. 

 

  1. Gerichtsstand und anwendbares Recht

(1) Es gilt deutsches Recht, UN-Kaufrecht ausgeschlossen. 

(2) Gerichtsstand ist Hamburg; internationale Schiedsvereinbarung ist optional. 

 

  1. Sonstiges

(1) Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform. 

(2) Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. 

  

 

General Terms and Conditions (GTC) 

of Velvet Mind GmbH 

  1. Scope

(1) These General Terms and Conditions (GTC) apply exclusively to entrepreneurs (pursuant to §14 German Civil Code – BGB) for consulting, development, implementation, and other SAP-related services between Velvet Mind GmbH, Hamburg ("Contractor") and its clients ("Client"). 

(2) They apply to all offers, contracts, project services, and the use of the Contractor's website. 

(3) Conflicting terms of the Client shall not apply unless explicitly agreed in writing. 

(4) International clients: Unless legally required otherwise, German law applies; UN Sales Convention excluded. Place of jurisdiction: Hamburg; international arbitration may be agreed. 

(5) These General Terms and Conditions are provided in German and English.
In the event of discrepancies, issues of interpretation or inconsistencies, the German version shall exclusively prevail. 

 

  1. Scope of Services

(1) The Contractor's services include in particular: SAP consulting, development, implementation, customizing, training and support. 

(2) The scope, type and content of the services result from the offer, project contract or service description. 

(3) Not owed in particular are: hardware, standard or third-party software, third-party license costs as well as services not expressly agreed. 

(4) The Contractor is entitled to engage subcontractors. 

 

  1. Type of Contract

(1) All services of the Contractor are generally provided as service contracts within the meaning of Sections 611 et seq. of the German Civil Code (BGB). 

(2) Work contract services shall only be provided if this has been expressly agreed in writing. 

(3) The Contractor does not owe any specific economic or technical success; estimates of effort, time or costs are non-binding. 

(4) Project plans, schedules, estimates or milestones do not constitute guarantees or assurances of quality. 

  1. Conclusion of Contract

(1) Offers are non-binding unless expressly designated as binding. 

(2) A contract is concluded by: 

  • Written order confirmation 
  • Signature of the offer 
  • Commencement of service 

 

  1. Remuneration and Payment Terms

(1) The remuneration is based on the respective offer. All prices are exclusive of statutory value added tax. 

(2) Invoices are payable within 14 days from the invoice date without deduction, unless otherwise stipulated in the offer or contract. 

(3) In the event of default, the Contractor is entitled to charge statutory default interest and a reminder fee pursuant to Section 288 BGB. 

(4) The Contractor may suspend services until full payment has been received. 

 

  1. Client's Obligations to Cooperate(1) The Client shall provide all information, data, systems, access and contact persons required for the provision of services in a timely manner. 

(2) Delays or additional expenses due to missing or delayed cooperation shall not be at the Contractor's expense. 

(3) The Client warrants that all provided content and systems do not infringe third-party rights. 

 

  1. Deadlines and Delays

(1) Deadlines and dates are binding only if expressly agreed in writing. 

(2) Delays caused by force majeure or insufficient cooperation by the Client shall reasonably extend agreed deadlines. 

 

  1. Acceptance (Only if Expressly Agreed)

(1) Acceptance shall only take place if it has been expressly agreed in writing.

(2) If acceptance has been agreed, the service shall be deemed accepted if: 

  • the Client declares acceptance, 
  • the Client uses the service productively, or 
  • the Client does not notify any material defects in writing within 14 calendar days after provision. 

(3) Minor defects do not entitle the Client to refuse acceptance. 

(4) For services rendered under a service agreement, there is no entitlement to acceptance, unless expressly agreed. 

 

  1. Changes to Services (Change Requests)

(1) Requests for changes or extensions require a written agreement. 

(2) The Contractor shall inform the Client of the effects on effort, remuneration and deadlines. 

(3) Until an agreement is reached, the original scope of services shall remain decisive. 

 

  1. Intellectual Property Rights and Rights of Use

(1) All work results are subject to the Contractor's copyright. 

(2) After full payment, the Client receives a simple, non-exclusive right of use, unlimited in time and location, for the contractually agreed purpose. 

(3) Any transfer or modification beyond this purpose requires the Contractor's prior written consent. 

(4) Source code shall only be handed over if this has been expressly agreed. 

 

  1. Free andOpen SourceSoftware 

(1) The Contractor is entitled to use open source software. 

(2) The respective license terms of the rights holders shall apply exclusively. 

(3) No warranty is assumed for properties or further developments of these components. 

 

 

 

 

  1. Use of Artificial Intelligence (AI)

(1) The Contractor is entitled to use AI-supported tools. 

(2) No specific functionality, error-free operation or legal binding effect is owed unless expressly agreed. 

(3) Human review remains mandatory. 

(4) Client data shall only be used with prior agreement. 

 

  1. Cloud Services and Third-Party Providers

(1) Services may be provided in whole or in part via cloud or third-party providers. 

(2) A specific availability is only owed if a separate service level agreement (SLA) has been agreed. 

(3) The Contractor shall not be liable for disruptions outside its sphere of influence. 

 

  1. Reference Use

(1) The Contractor is entitled to name the Client as a reference only with the Client's prior written consent. 

(2) Name and logo may only be used with consent. 

 

  1. Liability

(1) The Contractor shall be liable without limitation in cases of intent, gross negligence and for injury to life, body or health. 

(2) In cases of simple negligence, the Contractor shall only be liable for breaches of essential contractual obligations and limited to the foreseeable damage typical for the contract. 

(3) Liability for loss of profit, indirect damages and consequential damages is excluded to the extent legally permissible. 

(4) Optionally, a liability cap may be agreed, e.g. limited to the annual remuneration. 

 

  1. Limitation Period

(1) Claims shall become time-barred 24 months after provision of the service, to the extent legally permissible.  

(2) This shall not apply in cases of intent, gross negligence or injury to life, body or health. 

 

  1. Data Protection

(1) The processing of personal data shall be carried out in accordance with the GDPR and applicable national law. 

(2) A separate data processing agreement (DPA) shall be concluded if personal data is processed. 

 

  1. Governing Law and Jurisdiction

(1) German law shall apply; the UN Convention on Contracts for the International Sale of Goods is excluded. 

(2) Place of jurisdiction is Hamburg; an international arbitration agreement is optional. 

 

  1. Miscellaneous

(1) Amendments and supplements require text form (e.g. email). 

(2) Should individual provisions be or become invalid, the validity of the remaining provisions shall remain unaffected.